Les besoins pour organiser une session et mettre en place un club diffèrent, puisqu’ils ne demandent pas les mêmes moyens. Cependant, dans les deux cas, il faut avoir accès à un local, du matériel mathématique.
Pour organiser une session
Trouver des locaux adéquats est une étape majeure de l’organisation d’un stage car elle fait intervenir des questions de nombres de participants, durée… Les locaux peuvent être ceux d’un centre de recherche ou d’une université pour qui ces stages représentent une opportunité d’ouvrir leurs portes à des collégiens et lycéens. Ils peuvent aussi être ceux d’un lycée, puisque les sessions se déroulent principalement pendant les vacances scolaires.
Il vaut mieux avoir une salle « multimédia » à disposition, afin d’avoir accès à des ordinateurs, qui sont nécessaires pour les exercices de cryptologie notamment. Cela permet aussi de bénéficier des cafétérias ou restaurants universitaires, où les élèves peuvent s’installer à midi pour manger.
Il faut ensuite penser à la nourriture, pour la pause déjeuner. Des sponsors locaux sont espérés pour la tenue de la session (la restauration, l’hébergement, et éventuellement la communication).
Enfin, il faut penser à une solution d’hébergement pour les animatheurs français.
Pour organiser un club
Là encore, il vaut mieux contacter une université ou un lycée, qui prête régulièrement une salle, de manière à avoir accès à du matériel informatique. Il est aussi possible de demander aux élèves qui ont accès à un ordinateur portable de le ramener. Ils peuvent également prendre avec eux une clé USB pour copier les logiciels et les utiliser sur un ordinateur chez eux, s’ils en ont un.
S’il est impossible d’avoir accès à ce matériel, on peut envisager de collaborer avec le club de maths d’un établissement équipé. Pour cela, il peut suffire de rencontrer le responsable dudit club et définir un mode de fonctionnement basé sur l’échange d’expérience et de fournir quelques garanties liées à l’usage du matériel.
Pour ce qui est du goûter, il peut être délicat de demander aux élèves d’apporter quelque chose. Les deux possibilités sont : de discuter avec une chaîne de restauration universitaire ou la cantine du lycée pour obtenir de quoi faire un goûter ; sinon d’essayer d’obtenir quelques subventions, en contactant les ambassades, ou d’autres instances publiques ou privées. C’est aussi une solution afin d’obtenir du matériel. Le goûter est très important car il introduit une dimension de convivialité, ce qui motive les élèves à revenir, à s’investir et permet au groupe de se constituer. On peut aussi occuper le goûter avec des jeux, comme les sudokus, les échecs, le blokus…